智慧检务会议之会务保障与材料组群像——于无声处
2017-11-09 16:29:00  来源:

  这场会议,曹建明检察长满意地说:“95分以上。”刘华检察长表示:“没有瑕疵。”

  作为全国检察机关智慧检务工作会议会务组的负责人,陆波一想到这两句评价,就会爽朗地笑出来。 

  车程累计4700多公里,日步数25000步以上,每天只睡3小时,只吃一顿饭,修改了17稿方案,制作表格近200份…… 

  这一串数字,诠释了会务保障组的工作任务。 

 

  “最大的遗憾是没有来得及合照” 

  “这些事情看上去细微,其实需要大量的沟通协调工作”,负责会务保障工作的市院行政装备处处长陆波深有感触。 

  728日,当智慧检务会议落地苏州的消息传,苏州市院领导们既欣喜又感到“压力山大”——不到两个月,筹备一场全国智慧检务的“盛宴”,责任与挑战,可想而知。 

  刚调入市院的陆波临危受命,担任会务保障组组长,与其他成员一同承担起会场选址、展厅布置、住宿安排、接送站等会务保障工作。 

  为展示苏州检察办会水平,让与会领导和代表体会到宾至如归,会务保障组在陆波的带领下,于细微处见真章。接送站方案更改17稿,保证一对一接站;展厅方案更改20稿,使各展厅能以最完美的方式呈现;会议选址更换3次,综合考虑会场、住宿、餐饮多方面需求。 

  面对纷繁复杂的巨量工作,陆波秉承“立身最低点,争取最高值”的底线思维,以不厌其烦的态度厘清工作脉络,设想所有可能发生的情况,为一切突发事件做好充分的准备。 

  接送站、布展厅这样的工作看似没有什么难度,可陆波却说“这样的工作最是考验沟通协调能力”。从接到任务始,他就一直失眠,眉宇间时常被焦虑笼罩。这种“焦虑”甚至蔓延到了其妻子身上,即使夜深人静时,他仍要不断与最高检、各省市院沟通工作。难得有一天,他提前完成工作,刚躺下休息,却猛然惊醒,误以为自己还有工作信息没回复。而他妻子,在半梦半醒间嘟囔了一句“我给你回了”。“其实,根本没有信息”,陆波自嘲道“我妻子都被我传染成“神经质”了。” 

  这段筹备会议的“奋斗史”,也养成了会务团队的“坏脾气”。他们时不时会遇到一些难以排解的问题,心情焦躁时,一同出去“放放风”,互相调侃,释放一下压力,然后又投入到紧锣密鼓的工作中。 

  世间最美往往是一瞬。当我问起陆波,会务团队有没有留下什么遗憾,他给了一个意想不到的答案,“我们团队还没来得及合影,会议就结束了”。由于会务团队工作分散,任务繁重,当会议结束后,他们还有许多收尾工作要做,因此没能在会场留下一张合影。 

  虽然会务保障组的成员们没能在相机中留下痕迹,却在每一位与会代表的心中留下了最美的身影。 

 

  “这是我吃过最好吃的面” 

  极富弹性的面条在香气里穿梭,吸饱了醇香的汤水后,散发出特别的美味,热气扑在脸上,他舒展了眉头,夹起根根分明的面条,大口大口吃起来,从咸香中尝出一丝清甜。  

   “这是我吃过的最好吃的面。”925日,一直忙到下午四时,顾晔才开始一天中的第一顿饭。从923日会务组进驻会场后,他几乎没有好好睡过觉,按时吃过饭,一直在细化接送站的方案。 

  这次会议的接送站涉及到“3地(苏州、上海、无锡)5点(苏州、苏州北、硕放、虹桥、浦东)”,140多号人,采用“一对一”接送服务模式,市院的中层干部,基层院的副检察长几乎全部出动,按照预定方案,准时出现在机场、车站。 

  顾晔在5天时间里,做了100多份表格。每一个接送站人员、驾驶员领到的方案表上,详细标出了时间、地点、班次,甚至还有对接短信的发送时间、内容。“时间不够用!做表格的时候生怕有一点疏漏影响到整个接站、报到行程。” 

 

  即使如此细致入微,操作中,还是遇到了不少困难。“会议期间天气不好,不少航班都晚点了,我们要根据当时的情况,不断调整计划,及时拿出新的方案。”顾晔不停地在电脑中操作,“好在我们是无纸化办公,如果把所有表格打印摞起来,起码有一台电脑显示屏那样高。” 

  “当你全身心投入一件事情的时候,就会忘记疲惫。”每天忙到凌晨两三点甚至通宵,已经成为顾晔驻会期间的常态。其实从会议筹备开始,他就和陆波一起在会场、市院、吴中区院来回奔波。“有一次夜里两点多结束工作,整个人晕乎乎的,转了一圈也没有找着电梯。”

 

  灵活调整计划,合理安排车辆,整场会议下来,顾晔始终做到有条不紊。直至送走最后一个代表,他才松了一口气。 

    

  方寸之间见真功 

  在会场和展厅,始终有两个身影在穿梭,他们就是负责座次安排、席卡摆放的明文建和展厅布置的孙通。 

  席卡的次序和摆放是一项“牵一发而动全身”的工作,所有的席卡是一个整体,哪怕只是其中一个发生变化,所有的席卡都需要重新排过。由于会议期间受到极端天气的影响,出席会议的代表多次发生变化,单单是主会场的席卡就重新排过8次,更不用说还有其他5个分会场的所有席卡,而这些工作主要由明文建一个人负责。 

  他几乎以一种苛刻的态度对待席卡的摆放。现场所有席卡包括提供的矿泉水、杯子,无论横竖都在一条线上,直到会议前一天,他还在根据现场的实际情况对席卡做调整。见微而知著,明文建对细节的严格把控、精益求精,赢得了与会领导和代表的无数好评。 

  而布展工作更是千头万绪。92425日,各家院入驻展厅,在这期间,孙通全程配合各家展厅工作,通宵达旦,有序完成。11家院如何保障现场秩序,安排承接各院工程的公司成了一道难题。他仿若有“三头六臂”,穿梭在各家展馆之间,大到电路的施工,小到拖把的位置,事无巨细,亲力亲为,确保了施工的顺利与安全。 

    

  “嗓子哑了,耳朵也很疼” 

  “人接到了吗?”方振站在接待大厅签到处的角落里,一只手捂住耳朵,隔绝嘈杂的声音。 

  他把拟好的方案和二十几位市院接站人员确定了无数遍。“天气在变,参会人员的行程在变,领导的要求会变,我们的方案也要跟着变。”方振被接二连三的“变”搞得有些焦头烂额,他选择去门外透口气,清一清沙哑的嗓子,接着打电话。他很清楚,这样紧急的时间,不允许自己有丝毫大意,甚至都没有空去喝一口水。 

  签到处的桌子上,散落着不同颜色的荧光笔,张凤军正在一行行标记已经接到的人员名单。名单表被他翻到有些发皱,谁正在去机场的途中,谁已经接到了人,谁的情况有变,他都脱口而出,了如指掌。 

  参会人员顺利抵达,接下来就是入住的问题。因为情况随时在调整,卢建国只能不停地和酒店协调房间安排方案。为了确保安全,他和郑林一个上午跑完了180多个房间,检查室内设施。 

  入驻会场的头两天,会务组的成员没有房间,只能在指挥室里凑合着睡3个小时。因为时间紧,他们连衣服都没有空回家拿。卢建国是转业军人,家人都在扬州,自己临时租房住。“来不及回去收拾了,晚上都是把衣服洗一洗,用吹风机吹干,第二天接着穿。”大多数时候,成员们结束工作后都已经没有力气再走回房间,就在椅子上躺一躺。“有一次晚上我们点了外卖,送到时大家已经睡着了,怎么叫都叫不醒……” 

    

   “争分夺秒”的两个夜晚 

  会议材料是会议保障的关键一环。 

  为了保证次日与会人员能够准时拿到材料,喻葵英、张云东与从园区院借调来的梁新宏一起,每天与印刷厂、高检院实时对接。深夜一两点高检院定稿后,第一时间将材料交予印刷厂。守到凌晨5点左右,才从印刷厂接到会议材料。 

 

  会议的完美落幕,还有很多默默无闻的人在燃烧着激情,奉献着自己的力量。从姑苏区院借调的郑林,犹如会议工作的“万金油”,接送站、策划方案、协调房间,每一项工作都有他的身影。就在会议筹备的短短一个多月里,他的车程竟累计有4700多公里。借调来的李力,每天往返于车站、会场与酒店之间,成为会务保障工作中不可缺少的“润滑剂”。“会务保障和材料组配合默契,各司其职又兼顾别人,一旦出现缺位,都会主动补上。”顾晔笑着回忆那段时光:“大家目标一致,拧成一股绳,力量就会很强大。” 

    

  细节决定成败 态度决定高度 

  正是因为会务保障和材料组对每个细节的“吹毛求疵”,对每分每秒的不懈坚守,才能为全国检察机关呈现一场精致、高效、创新的信息化盛会。他们在默默无闻之处,以不畏困难的坚韧,追求极致的精神,润物无声般走过了会议筹备的“山重水复”,为会议打造了“柳暗花明”的完美现场。 

    

  编辑:史莹璁、秦菲 

  摄影:虞开明、会务组 

    

  编辑:庄凯